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Google董事长9招超高效率email规则:最简单的琐事不

上一週,看到TIME时代杂誌网站发布了一篇文章「9 Rules For Emailing From Google Exec Eric Schmidt」,里面分享了Google执行董事长Eric Schmidt在他的新书中提到的,自己在Google工作生涯里惯用的九条高效率邮件规则,认为善用这九条邮件规则,可以提高我们的工作生产力。

长期阅读电脑玩物的朋友,一定知道我对「邮件管理」也很有自己的心法:

10步骤改造Gmail信箱当个人时间管理与工作排程系统 Gmail, Google日曆, Evernote短中长期专案时间管理心得

曾经我也是「信箱挤爆」的受害者,在电子邮件缺乏管理流程下,不仅信件杂乱,也影响了我使用邮件处理任务的速度、心情,带来沉重繁琐的工作压力。

不过在善用Gmail功能,并且加入我自己的管理方法下,目前我的邮件系统不仅不再杂乱无章,甚至还可以成为我自己的任务、时间排程系统,这在之前电脑玩物文章里也有分享。

所以,同样是长期关注邮件管理的使用者,今天我想趁着分享Google执行董事长Eric Schmidt九条邮件心法的机会,从他的心法,加入我自己的想法,与大家一起讨论。

规则一、快速回应邮件我的注解:不要拖延最简单的琐事,让工作更快进入下一步Google董事长9招超高效率email规则:最简单的琐事不电脑玩物

Eric Schmidt说他认识的优秀工作者,都有快速回信的习惯。这是什幺意思呢?印证我自己的工作流程,我认为「快速回信」可以有两个层面的意义。

第一个意义是「不要拖延最简单的琐事」,如果说有一件事情只需要30秒钟来完成,那幺接收到任务的当下就立刻执行完毕是最好的做法,如果还要把这件琐事纳入你的时间表、延迟到后面执行,这会额外的浪费你的许多时间,并且增加累积的负担。

许多邮件的回应,正是这种「最简单的琐事」。如果只是答覆问题还要延后处理,就会让自己的信箱愈来愈乱,并且时间排程也会开始累积不必要的杂务。

而延伸到第二个意义就是「总是让工作进入下一步」,掌握工作进度的最佳状态应该是「一直流动的」,也就是总是保持进入下一步行动,并且这个下一步行动最好是交给别人,让自己成为一个等待对方回应者。

什幺意思呢?例如当对方询问一个任务应该如何执行时,即使我还无法完整的回答,但我可以先回应对方是否我们先彼此收集基本资料,并约好一个时间交换资料。也就是找出「当下可以立刻做的下一步行动」,并且作为邮件回应,让这封邮件不是停滞在那边,而是总是进入正在行动的状态。

从上面两个层面来看,「快速回应」,确实是让整个邮件系统,甚至是整个工作系统动起来的最关键步骤,所以我们也花最多篇幅来讨论。

规则二、乾净简洁的写出你的邮件我的注解:邮件是任务传递系统,不是聊天系统

Eric Schmidt说写邮件不要像是写作文,应该要条列重点,乾净俐落,让对方清楚且有条理地知道任务是什幺?要做什幺?要回应什幺?

我自己在写邮件时也有这种习惯,我最喜欢把希望对方做的事情明确的「条列出来」,这样对方可以一一打勾确认是否都有回应到。而不要用文章描述的方式,或是夹杂在不同的对话内容中,这会让对方也无所适从。

这也是之前「我们真要用LINE谈论公事吗?小心即时反害了工作效率」文章里,我认为不恰当的使用即时通交代任务,反而会伤害工作效率的原因。

规则三、清空收件匣我的注解:让你的邮件清单真的就是待办清单

这一点也是我自己多年来在电脑玩物写了许多文章推广的重要邮件管理策略:每天清空Gmail收件匣的10个待办邮件清单处理法。

清空邮件箱不是为了看起来乾净舒服(虽然也有这个附带好处),而是因为我把收件匣想像成自己的「待办清单」,我不会把已经完成的事情还留在清单上干扰,我希望更快的一一把清单上的任务完成,在这样的想法下,我才去执行清空收件匣的动作。

于是我每次打开自己的信箱,看到的就是「未完成的重要任务」,我只要一一执行即可。当然,这个过程别忘了善用Gmail内建的自动过滤功能,把杂务邮件一开始就移出收件匣:Gmail收件匣自动分类活用,不需手动懒人整理邮件方法。

Google董事长9招超高效率email规则:最简单的琐事不电脑玩物 规则四、处理邮件依循后进先出原则我的注解:适当的延迟不是坏事,等待别人提出下一步

有些任务、有些邮件真的无法当下处理,或者自己无法理出头绪,这里Eric Schmidt提出了一个LIFO原则(后进先出),并且他说有些事情会自然有别人回应处理。

「暂缓」、「延迟」,也是一种时间管理的重要策略(不完美,效率大加倍:杂乱拖延少做点让你更有生产力):

在邮件处理中,遇到这种必须暂缓的邮件,也不需要硬要花时间去完成它(这样反而变成时间浪费),先依循前面的快速回应原则表达我收到了的讯息后,就可以将邮件压后处理。

但是这里的关键是「压后处理」,这和不处理只是摆在那边让自己反覆担心不一样,所谓的「压后处理」也是一种处理,只是这种处理是我决定不处理而已。

规则五、把自己当成资讯中继站我的注解:不要让任务传递停滞在自己手中

这一点其实呼应了我在规则一分享的自己的想法。邮件是一个工作传递的流动系统,所以它的本质应该是一直流动的,要让工作保持进展的方法,就是无论如何都要让工作继续流动,即使我目前还没有找到最好的方法。

Eric Schmidt说他每天工作结束前,会检查看看邮件里有哪些可以转发给其他人继续跟进、执行的,这就是让整体工作保持运动的最好办法。

规则六、确认你自己为什幺要使用密件副本(bcc)我的注解:让团队一起跟上工作进度

无论是 cc (邮件副本)或 bcc (密件副本)都是电子邮件系统长久以来的内建功能,只是真的善用的人不多,误用的人倒是不少。其实cc与bcc可以让邮件成为一个最简单的团队专案管理系统。

Eric Schmidt提到的是如果有一个任务透过邮件传递给下一个执行者,这时候需要让专案管理经里跟进这个进度,就可以cc给他,这样回信时他也能跟进进度。但是如果这时候单纯这个任务需要也同时知会另外一个客户,但那个客户只要知道到这个步骤就好,这时候就可以善用bcc。

两者灵活运用,在交代任务、传递资讯时就能更加清楚简单。

规则七、不要在邮件里吼叫我的注解:邮件是工作系统,不是聊天发洩情绪的地方

书面文字很难适当地把所有的想法、情绪都表达得十分準确清楚,所以我自己也只会在邮件里传达「準确的事情」,而不会传达模糊的想法,所谓準确的事情就是一条一条对方可以具体回应是与否等答案的任务。

而模糊的想法可能是我的感受,我需要让对方了解的灵感,或是额外的情绪,这时候真的当面说、电话说都是比较好的方式。

规则八、如何让自己的邮件后续好追蹤? 规则九、如何帮重要邮件添加关键注解?我的注解:也可以用Google工作表或Evernote来完成。

规则8与9我觉得Eric Schmidt提到的不是观念,而是技巧,而这些技巧解决两个需求:

    发出去的邮件,一段时间后我要追蹤进度。 下次找到这封旧邮件时,我要记得当时的执行步骤。

统合来说都是「事后方便追蹤」的需求,而在我的工作流程里,除了Eric Schmidt提到的自己转寄这封邮件给自己来当作追蹤外,我也会建议可以试试看两种工具:

Google工作表:把邮件加入Google Tasks,设定日期提醒、添加注解。 Evernote:把邮件複製到笔记本,添加日期提醒,添加笔记说明。

善用辅助工具,也可以让自己的工作更顺畅。

看完Eric Schmidt的九条邮件规则,以及我的个人心得注解,不知道大家是否也激发了自己的其他邮件管理方法呢?欢迎一起留言讨论,让我们的邮件管理更有效率。


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